Zo neem je de regie tijdens een telefoongesprek

De regie tijdens een telefoongesprek nemen is voor veel mensen moeilijk. Het leidt bij sommigen zelfs tot regelrechte bel-angst. De oorzaak is meestal: niet weten hóe je nou precies de leiding neemt. Je bent bang om te falen en wat anderen dan wel niet zullen denken… Lees hier hoe je vanaf nu wel de regie pakt!

Zelfregie

De regie nemen als je gaat bellen, begint altijd bij het regisseren van jezelf. Van je denken en doen, om precies te zijn. Want je snapt natuurlijk dat negatieve gedachten over het voeren van op handen zijnde telefoongesprekken je nergens brengen en dat motiverende gedachten dat wel doen. Sta je gedachten daarom niet toe om met je op de loop te gaan en allerlei horrorscenario’s te bedenken over wat er fout kan gaan, maar stuur je denken in de juiste richting.

Dat doe je door je bezig te houden met het doel van een telefoongesprek. Wat wil je met het telefoontje bewerkstelligen? Dat kan bijvoorbeeld zijn een afspraak maken, informatie inwinnen, een zakelijke deal sluiten, iemand ergens van op de hoogte stellen, etc. Richt je op het nut. Wat gaat de afspraak, informatie, of het gesprek je opleveren? De volgende stap is dat je met dit doel voor ogen meteen de telefoon pakt en gaat bellen.

Het gesprek regisseren

Zoals je ziet is resoluut de regie nemen over je denken en doen een noodzakelijke eerste stap om succesvol met iemand te kunnen bellen. De volgende stap is dat je de regie neemt over het daadwerkelijke gesprek. Dat doe je als volgt:

Vertel wie je bent en wat het doel is van het gesprek.
Bijvoorbeeld:
‘Hallo, je spreekt met [naam], ik bel je omdat ik graag [onderwerp] met je wil bespreken.’
Of:
‘Goedemorgen, je spreekt met [naam], ik wil graag wat informatie hebben over [onderwerp].’
Of:
‘Goedendag, je spreekt met [naam]. Ik wil graag een afspraak maken in verband met [onderwerp/ situatie]’.

Geef de ander de informatie die je wilt delen. En/ of stel gerichte vragen als jij belt om informatie te verkrijgen. Gebruik open vragen als je informatie van een ander wilt, zoals:
‘Hoe gaat dit in z’n werk?’
‘Wat is de stand van zaken?
‘Wat is jouw mening over…?’
Gebruik gesloten vragen om tot een conclusie te komen, zoals:
‘Kunnen we dan afspreken dat…?’

Zorg dat jullie bij het onderwerp blijven. Als de ander afdwaalt, breng het gesprek dan terug naar het onderwerp.
Bijvoorbeeld:
‘Laten we teruggaan naar waar we het net over hadden: [onderwerp].’
‘Dat is interessant, maar ik wil nog even terugkomen op [onderwerp].’
‘Goed om te weten! Nog even over mijn vraag…’

Vat gedurende het gesprek dingen samen.
Bijvoorbeeld:
‘Dus als ik het goed begrijp, zeg je dat…’

Sluit het gesprek zelf af en eindig met concrete afspraken.
Bijvoorbeeld:
‘Oké, dan spreken we af dat ik [actie] doe en jij [actie] doet voor [deadline].’
Of:
‘Bedankt voor je tijd! Dan weet ik wat ik moet doen. Fijne dag verder!

Spieken mag!

Gebruik gerust een spiekbriefje als je gaat telefoneren met steekwoorden over het doel van je gesprek, jouw belangrijkste punten en mogelijke antwoorden op vragen die je zou kunnen krijgen.

Zelfverzekerd spreken

Een derde belangrijk onderdeel om de regie tijdens een telefoongesprek te pakken is je stemgebruik. Spreek rustig en duidelijk. En eindig iedere zin laag of zacht. Je komt op die manier zelfverzekerd en resoluut over. Veel mensen eindigen hun zinnen hoog. Bij vrouwen hoor je dat beter dan bij mannen. Het gevolg is dat je niet krachtig over komt. Het klinkt alsof je niet helemaal zeker bent van je woorden.

Omgaan met stiltes

Wees tijdens telefoongesprekken niet bang voor stiltes. Veel mensen voelen zich ongemakkelijk als er een stilte valt, maar dat is beslist niet nodig. Wacht rustig af als de ander nadenkt. Dat wordt zeker gewaardeerd. En neem zelf ook even de tijd als je ergens over wilt nadenken. Zeg desnoods: ‘Even over nadenken hoor… Ja, wat ik bedoelde was…’

Oefening baart kunst

Zoals met alles is het ook bij telefoneren een feit: meters maken zorgt ervoor dat je er steeds beter in wordt. Oefen dus vaak en veel. Bijvoorbeeld met een vriend of familielid. Zo raak je gewend aan gesprekken voeren en gaat het nemen van de regie tijdens een telefoongesprek je steeds gemakkelijker af.

Wil je meer hulp van ons?

Lees alles over onze training op locatie in assertief communiceren

Of kies voor:

Online training Assertiviteit voor volwassenen
Online training Assertiviteit voor jongeren

Heb je specifiek hulp nodig m.b.t. telefoongesprekken? Ga dan naar Oline training Afrekenen met Bel-angst